Plataforma de control y conciliación financiera de eventos
Construimos para la Sociedad Mexicana de Parrilleros (SMP) una plataforma especializada en eventos que se integra con Admin Total —el ERP donde ya llevan toda su contabilidad— para resolver la conciliación de gastos en tiempo real. Nuestro sistema se vuelve la fuente de verdad para los eventos: centraliza la información operativa, financiera y logística que Admin Total no resuelve, y mantiene ambos lados sincronizados conforme cada evento avanza.
Reto
El reto
SMP organiza eventos donde los gastos se acumulan rápido y desde muchos frentes a la vez —proveedores, logística, personal, parrilleros, insumos— y la conciliación contra Admin Total se hacía después, a mano y a destiempo. Cuando alguien quería saber cuánto llevaba gastado un evento, la respuesta tardaba días o simplemente no existía. Admin Total resuelve la contabilidad general muy bien, pero no está pensado para la realidad operativa de un evento: equipos en sitio cargando facturas, anticipos a proveedores, ajustes de último momento y la necesidad de cerrar números mientras el evento todavía está en curso.
Solución
La solución
Construimos una plataforma especializada para eventos que se integra con Admin Total y se vuelve la fuente de verdad de la operación. La información financiera que ya viven en Admin Total se sincroniza con nuestro sistema, donde se enriquece con todo lo que el ERP no ve: estructura por evento, centros de costo, anticipos, proveedores recurrentes, presupuestos y ejecución en vivo. La conciliación deja de ser un cierre mensual a oscuras y pasa a ser un dashboard en tiempo real por evento. Sobre esa base estamos desarrollando la infraestructura que centraliza toda la información de eventos —operación, logística, finanzas— alrededor de un solo modelo.
Resultados
El resultado
- Tiempo real
- Conciliación de gastos por evento
- Integrado
- Sincronización con Admin Total
- Por evento
- Visibilidad financiera granular
- Centralizado
- Fuente de verdad para operación de eventos
Funcionalidades destacadas
Retos puntuales que resolvimos.
No es una lista de funcionalidades; son los pedazos del sistema donde el problema era genuinamente difícil y la solución cambió cómo opera el equipo.
- 01Cero doble captura entre ERP y eventos
Integración bidireccional con Admin Total
Sincronización con Admin Total para que los gastos, proveedores y movimientos contables que ya viven en el ERP estén disponibles en la plataforma de eventos sin doble captura. La contabilidad sigue corriendo donde siempre, pero la operación de eventos lee y enriquece esos datos en tiempo real.
- 02Cierre vivo, no cierre mensual
Conciliación de gastos en tiempo real
Cada gasto cargado contra un evento —factura de proveedor, anticipo, viático, insumo— se concilia al momento contra lo que existe en Admin Total. SMP deja de esperar al cierre mensual para saber cómo va un evento: la cifra que ven en el dashboard es la que está en la realidad financiera del negocio.
- 03Un solo lugar para operar eventos
Fuente de verdad para la operación de eventos
La plataforma se convierte en el sistema de referencia para todo lo que pasa alrededor de un evento: estructura, centros de costo, presupuesto, ejecución, proveedores asignados, anticipos y resultados. Admin Total sigue siendo la fuente de verdad contable; nosotros somos la fuente de verdad operativa, y los dos se mantienen alineados.
- 04P&L vivo por evento
Visibilidad financiera por evento
Dashboards por evento con presupuesto vs. ejecutado, desglose por categoría, proveedores principales y desviaciones. Los responsables ven en qué se está gastando, dónde se están saliendo del plan y cuánto margen real queda — sin esperar a que contabilidad termine de cuadrar.
- 05Operación que se compone con cada evento
Infraestructura que crece con SMP
A partir de la integración base estamos desarrollando la capa que centraliza toda la información del negocio alrededor del evento: logística, personal en sitio, inventarios, proveedores recurrentes y aprendizajes operativos. Cada nuevo evento se opera mejor que el anterior porque los datos quedan, no se pierden en hojas de cálculo.
- 06Captura en sitio, sin fricción
Pensado para el ritmo del evento
Los flujos están diseñados para equipos que están cargando información en sitio, en horarios atípicos y con tiempos cortos: alta rápida de gastos con foto de factura, asignación a evento y centro de costo en pocos toques, y propagación inmediata a los dashboards y a Admin Total cuando corresponde.
El problema
SMP organiza eventos donde el dinero entra y sale rápido, desde muchos frentes a la vez:
- Proveedores con anticipos y facturación posterior.
- Equipos en sitio gastando en logística, traslados, personal e insumos.
- Ajustes de último momento que hay que registrar mientras el evento todavía está en curso.
- Una contabilidad general que vive en Admin Total y que se cuadra después, no durante.
El resultado era el patrón clásico:
- La conciliación contra Admin Total se hacía a mano y a destiempo.
- Saber cuánto llevaba gastado un evento implicaba hablarle a contabilidad y esperar.
- Admin Total resuelve muy bien la contabilidad del negocio, pero no está diseñado para la realidad operativa de un evento: estructura por evento, centros de costo, anticipos, proveedores recurrentes y presupuesto vs. ejecutado en vivo.
Lo que SMP necesitaba no era reemplazar Admin Total —ahí está la verdad contable— sino tener encima un sistema especializado en eventos que se integrara, conciliara y enriqueciera esa información en tiempo real.
Lo que estamos construyendo
Una plataforma especializada para eventos integrada con Admin Total, que se vuelve la fuente de verdad operativa del negocio:
- Integración con Admin Total: sincronización con el ERP para que gastos, proveedores y movimientos contables fluyan a la plataforma de eventos sin doble captura.
- Conciliación en tiempo real: cada gasto cargado contra un evento se concilia al momento contra lo que existe en Admin Total. Nada de esperar al cierre del mes.
- Modelo de evento como ciudadano de primera clase: estructura por evento, centros de costo, presupuesto, ejecución, proveedores asignados, anticipos y resultados — todo bajo un solo modelo que Admin Total no resuelve por sí solo.
- Visibilidad financiera por evento: dashboards con presupuesto vs. ejecutado, desglose por categoría, top de proveedores y desviaciones, vivos mientras el evento ocurre.
- Captura pensada para sitio: alta rápida de gastos con foto de factura, asignación a evento y centro de costo, y propagación a Admin Total cuando corresponde.
Cómo trabajamos con SMP
- Producto: mapeamos el flujo real de un evento de SMP —desde la planeación financiera hasta el cierre— y diseñamos el modelo de datos alrededor del evento, no alrededor de la contabilidad. Admin Total queda como la fuente de verdad contable; nuestro sistema, como la fuente de verdad operativa.
- Backend: Node.js + Express.js + TypeScript sobre Supabase y PostgreSQL, con un modelo pensado para representar la realidad de un evento (centros de costo, presupuestos, anticipos, proveedores recurrentes) y reconciliar con la contabilidad existente.
- Integraciones: integración con Admin Total para mantener ambos lados sincronizados sin que el equipo administrativo cambie su forma de operar.
- Camino: sobre esta base estamos desarrollando la infraestructura que centraliza el resto de la información de eventos —logística, personal en sitio, inventarios y aprendizajes operativos— para que cada evento herede lo aprendido del anterior.
El proyecto está en operación y SMP empezó a leer sus eventos en tiempo real, no después del cierre.
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