Conciliación de gastos de eventos integrada con Admin Total
Plataforma para eventos que la Sociedad Mexicana de Parrilleros (SMP) usa junto con Admin Total, el ERP donde lleva toda su contabilidad. Concilia cada gasto contra Admin Total conforme avanza el evento y guarda la información operativa, financiera y logística que el ERP no cubre.
Reto
El reto
En los eventos de SMP los gastos llegan de muchos frentes a la vez: proveedores, logística, personal, parrilleros e insumos. La conciliación contra Admin Total se hacía a mano y después, así que saber cuánto llevaba gastado un evento tardaba días o no había forma de saberlo. Admin Total cubre la contabilidad general, pero no está hecho para la operación de un evento: equipos en sitio que cargan facturas, anticipos a proveedores, ajustes de último momento y números que hay que cerrar mientras el evento sigue en curso.
Solución
La solución
Construimos una plataforma para eventos integrada con Admin Total. Los datos financieros de Admin Total se sincronizan con ella y se complementan con lo que el ERP no registra: estructura por evento, centros de costo, anticipos, proveedores recurrentes, presupuesto y ejecución. La conciliación, que antes esperaba al cierre mensual, se consulta en un dashboard por evento. Sobre esa base estamos desarrollando la parte que reúne operación, logística y finanzas de los eventos en un solo modelo de datos.
Resultados
El resultado
- Cada gasto
- conciliado contra Admin Total al cargarse
- Admin Total
- sincronización en ambos sentidos con el ERP contable
- Por evento
- presupuesto contra ejecutado y desviaciones
- Centros de costo
- estructura, presupuesto y anticipos de cada evento
Funcionalidades destacadas
Retos puntuales que resolvimos.
No es una lista de funcionalidades; son los pedazos del sistema donde el problema era genuinamente difícil y la solución cambió cómo opera el equipo.
- 01Sin captura doble entre ERP y eventos
Integración bidireccional con Admin Total
Los gastos, proveedores y movimientos contables que ya están en Admin Total se sincronizan con la plataforma de eventos, sin captura doble. La contabilidad se sigue llevando en Admin Total, y la plataforma lee esos datos y los complementa con la información de cada evento.
- 02Conciliación al cargar cada gasto
Conciliación de gastos por evento
Cada gasto que se carga a un evento (factura de proveedor, anticipo, viático o insumo) se concilia contra Admin Total en ese momento. SMP ya no espera al cierre mensual para saber cómo va un evento, y la cifra del dashboard coincide con la contabilidad.
- 03Operación de eventos en un solo sistema
Registro operativo de cada evento
La plataforma guarda lo que rodea a cada evento: estructura, centros de costo, presupuesto, ejecución, proveedores asignados, anticipos y resultados. Admin Total conserva la contabilidad, la plataforma conserva la operación y los dos se mantienen sincronizados.
- 04Presupuesto contra ejecutado por evento
Finanzas por evento
Dashboards por evento con presupuesto contra ejecutado, desglose por categoría, proveedores principales y desviaciones. Los responsables ven en qué se gasta, dónde se salen del plan y cuánto margen queda, sin esperar a que contabilidad cuadre.
- 05En desarrollo
Información del negocio por evento
Sobre la integración base estamos desarrollando la parte que reúne logística, personal en sitio, inventarios, proveedores recurrentes y aprendizajes operativos alrededor de cada evento. Esa información queda en el sistema, no en hojas de cálculo, para usarla en los eventos siguientes.
- 06Gastos capturados con foto de la factura
Captura en sitio
Los flujos están hechos para equipos que cargan información durante el evento, en horarios atípicos y con poco tiempo: alta de gastos con foto de la factura, asignación a evento y centro de costo en pocos toques, y actualización de los dashboards y de Admin Total cuando corresponde.
El problema
SMP organiza eventos donde el dinero entra y sale desde varios frentes a la vez: anticipos a proveedores que facturan después, equipos en sitio que gastan en logística, traslados, personal e insumos, y ajustes de último momento con el evento en curso. La contabilidad general se lleva en Admin Total y se cuadraba después del evento.
Antes de la plataforma:
- La conciliación contra Admin Total se hacía a mano y tarde.
- Para saber cuánto llevaba gastado un evento había que preguntar a contabilidad y esperar.
- Admin Total no maneja estructura por evento, centros de costo, anticipos, proveedores recurrentes ni presupuesto contra ejecutado mientras el evento ocurre.
SMP quería conservar Admin Total para la contabilidad y agregar un sistema para eventos que se integrara con él, conciliara los gastos y complementara esa información.
Lo que estamos construyendo
Una plataforma para eventos integrada con Admin Total:
- Integración con Admin Total: gastos, proveedores y movimientos contables pasan del ERP a la plataforma sin captura doble.
- Conciliación por gasto: cada gasto que se carga a un evento se concilia contra Admin Total en ese momento, sin esperar al cierre del mes.
- Modelo por evento: estructura, centros de costo, presupuesto, ejecución, proveedores asignados, anticipos y resultados de cada evento, información que Admin Total no maneja por sí solo.
- Finanzas por evento: dashboards con presupuesto contra ejecutado, desglose por categoría, proveedores principales y desviaciones, actualizados mientras el evento ocurre.
- Captura en sitio: alta de gastos con foto de la factura, asignación a evento y centro de costo, y envío a Admin Total cuando corresponde.
Cómo trabajamos con SMP
- Producto: mapeamos el flujo de un evento de SMP, desde la planeación financiera hasta el cierre, y diseñamos el modelo de datos a partir del evento y no de la contabilidad. Admin Total sigue siendo el registro contable y la plataforma, el registro de la operación.
- Backend: Node.js, Express.js y TypeScript sobre Supabase y PostgreSQL. El modelo representa centros de costo, presupuestos, anticipos y proveedores recurrentes, y se concilia con la contabilidad existente.
- Integraciones: conexión con Admin Total para mantener ambos sistemas sincronizados sin que el equipo administrativo cambie su forma de trabajar.
- Siguiente etapa: estamos desarrollando la parte que reúne el resto de la información de los eventos (logística, personal en sitio, inventarios y aprendizajes operativos) para planear cada evento con lo aprendido en los anteriores.
El proyecto está en curso. La plataforma ya está en operación y SMP consulta el gasto de cada evento mientras sucede, sin esperar al cierre.
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